Fasilitoinnilla ryhtiä ryhmätyöskentelyyn

helmi 2, 2017 | Näkökulma |

Fasilitointi on kykyä kuunnella, kuulla, ja saada ihmiset kuuntelemaan ja kuulemaan toisiaan. Välillä aikuiset ihmiset ovat näissä taidoissa yllättävän heikoilla. Muutama sääntö bisnesmaailman ulkopuolelta voi auttaa kehittymään entistä taitavammaksi fasilitoijaksi. Tai sitten kannattaa hyödyntää ulkopuolista osaamista, jotta voi itse keskittyä olennaiseen.

Fasilitointia tarvitaan arkipäivässä jatkuvasti. Itse kunkin kalenteri täyttyy tehottomista palavereista. Kiireessä kokoonnumme, ne jotka puhuvat puhuvat, ja loput selailevat vaivihkaa ruutujaan. Useimmat pitävät palaverirumbaa rasittavana ja hyödyttömänä.

Monessa työpaikassa organisaatiokulttuuri on jäykkä ja tekee yhdessä toimimisesta hankalaa – edelleen, vaikka Supercell ja monet IT-firmat loistavat mediassa rennolla tehokkuudellaan. Konsultteina me adagelaiset pääsemme havainnoimaan ja kokemaan palaveritetriksen turhauttavaa maailmaa ulkopuolisina, mutta lähietäisyydeltä. Johdonmukainen fasilitointi helpottaisi niin monen ihmisen arkea.

Yksinkertaisesti fasilitoinnissa on kyse keskustelun ja tiedon jakamisen avittamisesta sekä uusien ideoiden synnyttämisestä. Keskiössä on ymmärtää ja tukea ihmisyyttä ja sosiaalista vuorovaikutusta kannustavasti. Hyvä fasilitoija osaa lukea erilaisia ihmisiä ja auttaa heitä osallistumaan keskusteluun tasapuolisesti. Välillä tämä ei riitä, jolloin tarvittava lisäpotku saadaan luovasti sääntöjä soveltamalla.

Johdonmukainen fasilitointi keskittyy tavoitteeseen

Sopivien menetelmien valitsemista kiistämättä oleellisempaa on ymmärtää, mitä fasilitoinnilla tavoitellaan. Menetelmäkirjastosta, kuten Service Design Tools -kokoelmasta, voi löytyä valmis menetelmä session läpivientiin, ja hallussa oleva työkalupakki onkin yksi taitavan palvelumuotoilijan menestystekijöistä. Työkaluja pitää kuitenkin lähes aina osata soveltaa, sillä ihmisten kanssa työskentely vaatii yhtä paljon tilannetajua kuin menetelmäosaamista.

Fasilitoimissani työpajoissa KT Kuntatyönantajien kanssa haluttiin ymmärtää, miten nykyinen viestintä palvelee asiakkaita. Tavoitteena oli kehittää viestintäyksikön toimintaa sujuvammaksi asiakaspalveluksi. Organisaation sisällä piilevä tieto saatiin tehokkaasti käyttöön, kun osallistujille annettiin ensin aikaa omille ajatuksille ja ideoille, minkä jälkeen he saivat jalostaa ja risteyttää ideoita pienryhmissä sekä koko tiimin kesken. Asiakastutkimuksella löytyneet palveluideat hahmoteltiin yhteistyöllä realistisiksi suunnitelmiksi.

Vaisalalla sen sijaan oli haasteena paketoida uuden säähavaintolaitteen määrittelyt selkeäksi konseptiksi. Eri tuotekehitystiimien tietojen yhdistämiseen tarvittiin fasilitointia. Toiminnallisissa työpajoissa keräsimme yhteen eri alueiden teknisiltä- ja muotoiluosaajilta laitteen määritykset, käyttäjäymmärryksen sekä uudet ideat. Työskentely oli tehokasta käsitellen montaa aihetta samanaikaisesti vuoroin ideoiden ja vuoroin jakaen tietoa koko ryhmän kesken. Näin hajanainen tieto saatiin konkretisoitua yhtenäiseksi, selkeäksi konseptiksi.

Joskus fasilitointi vaatii kuitenkin jotain ihan muuta. Palvelumuotoilijan täytyy olla valmiudessa luotsaamaan ryhmätyöskentelyä jopa täysin improvisoiden, kun alkuperäinen suunnitelma tyrmätään esimerkiksi osallistujien post-it-trauman vuoksi. Tällöin fasilitoinnin perussäännöt saavat väistyä improvisoinnin edessä, kuitenkaan tilaisuuden tavoitteita unohtamatta.

Improvisoinnin jalo taito

Fasilitointia opitaan tekemisen kautta. Tilanteet, ongelmat sekä tavoitteet ovat kuitenkin aina yksilöllisiä ja joskus kokonaisuus menee aivan teatteriksi. Vaikka kokemus luo varmuutta, tällaiset tilanteet vaativat lähes aina myös kykyä improvisoida.

Haastavissa tilanteissa teatteri-ilmaisusta tutut improvisaation perussäännöt ovat hyvä pohja, kun työskentelyn tahti ja eteneminen eivät sujukaan: Tarjoa suuntia ja eritoten hyväksy muiden tarjoukset. Vaikutu näkemästäsi ja kuulemastasi. Luota intuitioon ja luota muihin. Uudet osallistujien tarjoamat ideat ja ehdotukset voivat nostaa yhteisen tilaisuuden hyödyn seuraavalle tasolle, ja lopputuloksena saadaan enemmän, kuin mitä tavoiteltiin.

Liisa-Maija Keinänen
Lissu on palvelumuotoililja ja UX designer, jonka intohimona on kehittää palveluita konepellin päältä ja alta.

Tarvitsetko sparraajaa tiimisi väliseen kommunikointiin? Suunnitteletteko uutta tuotetta tai palvelua, jonka menestystekijänä on erinomainen asiakaskokemus? Palvelumuotoilijamme auttavat sinua luomaan parempia palveluita ja toimivampaa yhteistyötä tiimissäsi! Ota yhteyttä , niin jutellaan lisää.

Lue lisää Adagen palvelumuotoilusta.