Huomioi käytettävyys it-hankinnoissa

loka 3, 2016 | Näkökulma |

Hankinnoissa käytettävyys jää usein huomioimatta. Yleensä hinta ja toiminnallisuudet ratkaisevat digitaalisen järjestelmän kilpailutuksen. Nyt on olemassa menetelmä, jolla myös käytettävyys voidaan ottaa kilpailutuksissa mukaan kriteereihin, ja siten siltä osin välttää huonojen järjestelmien hankinnat. 

Julkisissa hankinnoissa on tarpeen perustella hankintapäätökset objektiivisin ja selkein mittarein, jotta hankintapäätökset eivät johtaisi riitatilanteisiin. Usein tämä tarve on johtanut hintaa ja muita helposti mitattavia ominaisuuksia painottaviin hankintapäätöksiin. Tietojärjestelmä- ja ohjelmistohankinnoissa käytettävyys on laadullisena ja hankalammin mitattavana ominaisuutena usein jäänyt arvioinnin ja testauksen ulkopuolelle, tai pelkistynyt irrallisiin yksityiskohtiin kuten klikkauksien määrän laskemiseen, jotka eivät anna hyvää kuvaa järjestelmän kokonaiskäytettävyydestä.

Hyvä käytettävyys on kuitenkin erittäin tärkeää muun muassa tuottavuuden, asiakaskokemuksen ja työtyytyväisyyden kannalta. Huono käytettävyys taas voi tehdä pahimmillaan järjestelmistä käyttökelvottomia tai niiden käyttäminen vie aivan liikaa työaikaa. Käytettävyyden merkitys ohjelmistohankinnoissa näkyy välillä myös uutisissa epäonnistuneista ohjelmistohankinnoista tai järjestelmien käyttöönotoista.

Käytettävyyden arviointimenetelmä 

Vastatakseen näihin ongelmiin Adage ja Aalto-yliopisto kehittivät jo vuonna 2012 käytettävyyden arviointimenetelmän julkisiin hankintoihin. Menetelmää on sittemmin sovellettu menestyksellisesti jo yli kahdessakymmenessä hankinnassa, ja hankinta-arviointien kysyntä on kasvanut viimeisen parin vuoden aikana huomattavasti. Tätä menetelmää ovat käyttäneet Aalto-yliopiston lisäksi jo muun muassa Helsingin yliopisto, HUS, YTHS, Kirkkohallitus sekä useat valtionhallinnon virastot ja laitokset sekä kaupungit.

Kehittämässämme menetelmässä hankintaan osallistuville järjestelmille toteutetaan ennalta määrättyjen käyttötapausten läpikäynti ja arviointi. Arviointi suoritetaan asiantuntijatyönä ennalta määrättyjä käytettävyyskriteerejä vasten. Asiantuntijaläpikäynti on osoittautunut hankinta-arviointimenetelmänä sekä luotettavammaksi että kustannustehokkaammaksi kuin kaikkien järjestelmien testaaminen useilla loppukäyttäjillä. Tämä jo pelkästään siksi, että arvioitavat käyttöliittymät ovat usein demo-luonteensa vuoksi keskeneräisiä tai sisällöllisesti puutteellisia, ja maallikkokäyttäjien on vaikea tätä asiaa huomioida tai suhteuttaa.

Kaikki järjestelmät arvioidaan yhtä laajasti ja tasapuolisesti. Järjestelmistä tehdyt käytettävyyshavainnot kuvataan yksityiskohtaisesti ja ne priorisoidaan. Kunkin järjestelmän saama kokonaispistemäärä johdetaan tehtyjen yksilöityjen havaintojen määrästä ja vakavuudesta. Arvioinnit nauhoitetaan, joten jälkikäteen on mahdollista palata tarkastamaan tehtyjä havaintoja. Tämä menetelmä soveltuu erityisesti valmistuotteiden ja osittaista räätälöintiä vaativien tuotteiden hankintaan. Täysin räätälöidyistä ratkaisuista voi olla hankintavaiheessa mahdotonta tarjota arviointiin tarvittavaa demoversiota.

Arviointimenetelmä on tuottanut johdonmukaisesti selkeitä, ymmärrettäviä ja yhteneviä tuloksia. Ne ovat myös vastanneet hankittavan ohjelmiston varsinaisten käyttäjien käsityksiä ohjelmistovaihtoehtojen käytettävyydestä, silloin kun tällaista vertailua on ollut mahdollista tehdä. On ilahduttavaa, että myös monet järjestelmien toimittajat ovat kommentoineet menetelmää ja sen tuloksia positiivisesti. Jo pelkkä tieto siitä että käytettävyyttä tullaan arvioimaan, ja arvioitavan demojärjestelmän toteutus vaaditaan, luo julkishallinnon kilpailuksiin osallistuville tahoille kannustimia panostaa tarjoamansa ratkaisun käytettävyyteen tuotekehityksessään. Lisäksi käytettävyysarvioinnin tulokset toimivat hyvänä lähtökohtana valitun järjestelmän jatkokehitystyössä – myös niille toimittajille, jotka eivät yksittäistä kilpailutusta voittaneet.

Olemme soveltaneet tätä menetelmää myös yritysten digitaalisten järjestelmien hankintoihin. Käytännössä yrityksille yleensä riittää kevyempi arviointi ja pisteytys kuin julkisissa hankinnoissa, koska heillä on vapaammat kädet tehdä itsenäisiä hankntapäätöksiä.

Tuukka Muroke
Kirjoittaja on Adagen Senior UX Specialist, joka on vastannut hankinta-arviointien kehittämisestä Adagella.

Kun tarvitset apua käytettävyyden arviointiin hankinnoissa ota yhteyttä Adageen osoitteeseen . Haluttaessa osallistumme myös käytettävyyskriteerien määrittelyyn tarjouskilpailuissa. Adagella on vankkaa kokemusta it-järjestelmien ja ammattikäyttöön tarkoitettujen käyttöliittymien arvioinnista, testaamisesta ja kehittämisestä. Me myös koulutamme käytettävyys-asioissa.

 
Lue lisää: Adagen käytettävyyspalveluista